Comment est structuré Click-N-Manage®

Le secret de Click-N-Manage® : une séparation claire des rôles et responsabilités de chacun combinée à une expérience hors normes dans le re-engineering et l’optimisation des organisations d’entreprise.

Structure générale

L’une des missions de Click-N-Manage® est de gérer les liens dynamiques entre les collaborateurs et le système qualité.

Qui ?    FAIT    Quoi ?    Où ?    Quand ?    Comment ?

COLLABORATEURS
Un collaborateur peut jouer plusieurs rôles.
RÔLES / RESPONSABILITÉS
Un rôle peut intervenir dans plusieurs processus et être exposé à un ou plusieurs risques.
PROCÉDURES / PROCESSUS / RISQUES
L’activité de votre entreprise est décrite de façon détaillée (procédures / processus), y compris le système de contrôle interne (risques).
DOCUMENTATION OPÉRATIONNELLE
Les documents (formulaire, check-liste, modèle, instruction, guide, mode d’emploi, programme, …) sont accessibles en 3 clicks.
Structure générale de Click-N-Manage®

On obtient, par exemple, pour un collaborateur-acteur sa description de poste et son degré de participation au système qualité en termes d’actions et de responsabilités.

Aspects techniques

Configuration minimum :

pour le poste administrateur uniquement : Java 6. Java

pour les postes clients : Navigateur Internet Chrome Chrome 10, Safari Safari 4, Firefox Firefox 2, Internet Explorer Internet Explorer 8, etc…

Click-N-Manage® est compatible :

MAC

MAC

Windows

Windows

Linux

Linux

Les modules de Click-N-Manage®

Click-N-Doc® - Managez votre documentation
Objectifs Faciliter, accélérer, assurer la bonne mise à jour des systèmes de management (rôles, tâches, contrôles, documents).
Cible Responsable des systèmes de management.
Fonctionnalités Mettre en surbrillance tous les liens entre les différentes entités organisationnelles.
Click-N-Doc® est un logiciel destiné à la modélisation de l’organisation. Il est conçu pour cartographier, optimiser les processus et décrire les activités (procédures), pour assurer la gestion de la qualité, des risques, de l’environnement etc. Il permet au Responsable Qualité, Responsable du Système de Management ou à la Direction de formaliser un système de management. Click-N-Doc® répond aux exigences des normes ISO (ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 27001, etc.), au système de contrôle interne, management des risques, management de la qualité, etc. Click-N-Doc® permet de maintenir à jour son système de management complexe en toute simplicité.

  • Gestion des liens dynamiques entre les enregistrements.
  • Maintenir sa certification.
  • Multi-référentiels.
  • Édition de rapports automatiques.

Il a été conçu pour rationaliser son système de management, des processus aux documents opérationnels QUI fait QUOI COMMENT avec QUELLES RESSOURCES.

AVANTAGES avec Click-N-Doc®

  • Mise à jour fiable, intuitive et extrêmement rapide du système d’organisation (tâches, rôles, collaborateurs, contrôles, documents).
  • Gestion automatique de l’historique et des versions des procédures.
  • Chaque modification effectuée dans le système de management est répercutée instantanément partout où elle a été référencée.
  • Faciliter l’intégration des systèmes de management les uns aux autres (système de contrôle interne, management de la qualité, de l’environnement de la santé sécurité et des risques, …).
  • Maintenir en temps réel le cahier des charges de chacun des collaborateurs avec les rôles et responsabilités définis dans le système qualité, santé-sécurité, environnement, …
  • Accéder rapidement et intuitivement aux éléments du système d’organisation qui doivent faire l’objet d’une mise à jour.

SANS Click-N-Doc®

  • Risque d’erreur dans la mise à jour d’une référence qui n’est pas gérée en base de données. Mises à jour fastidieuses du système d’organisation.
  • Suivi manuel de toutes les modifications du système d’organisation.
  • Chaque modification de la structure du système fait l’objet d’une vérification manuelle de la cohérence du système.
  • Prendre le risque de dupliquer des procédures, des rôles, des documents. Perdre l’avantage d’une système de gestion de l’organisation en bases de données pour réutiliser aussi souvent que nécessaire une seule et même entité.
  • Prendre le risque de décorréler les rôles et responsabilités du SMQEHS de ceux qui décrivent le cahier des charges des collaborateurs.
  • Recherche lente et non intuitive des informations pertinentes dans le SMQEHS.

Click-N-Share® - Managez et partagez l'information
Objectifs Permettre à chacun de visualiser en un clin d’oeil son positionnement, ses rôles et responsabilités dans la chaîne de valeur ajoutée.
Cible Collaborateurs.
Fonctionnalités Affichage graphique simple et intuitif des tâches à réaliser.
Click-N-Share® est un module complémentaire de Click-N-Doc® qui permet de communiquer et partager le système de management de l’entreprise. Il informe tous les collaborateurs des activités de l’entreprise (QUI fait QUOI, OÙ, COMMENT, avec QUELLES RESSOURCES). Click-N-Share® permet de :

  • Communiquer efficacement par intranet/internet.
  • Partager l’information référencée.
  • Rechercher, ordonner et trier l’information.

Click-N-Share® peut être accessible depuis le réseau de l’entreprise et pourquoi pas depuis une simple clé USB ! Il nécessite aucune configuration.

  • Click-N-Share® liste les liens erronés aux documents.
  • Navigation intuitive et facile à tous les niveaux de l’organisation.
  • Collecte automatique des documents : les fichiers sont copiés et regroupés dans un dossier unique.
  • Liens aux documents : les fichiers sont conservés à leur emplacement d’origine.
  • Moteur de recherche efficace.

AVANTAGES avec Click-N-Share®

  • Permettre à chacun de visualiser en un coup d’œil son rôle, ses responsabilités et son positionnement dans la chaîne de valeur ajoutée.
  • Publication instantanée d’un intranet décrivant le système d’organisation de l’entreprise.
  • Rendre accessible de façon intuitive en 2 clicks les documents opérationnels que le collaborateur doit utiliser pour faire son travail.
  • Assurer la disponibilité en tout temps des dernières versions des documents et marches à suivre sur un site internet dédié.
  • Bénéficier d’un moteur de recherche intuitive capable de trier les éléments des systèmes de management en documents, procédures, rôles, tâches, contrôles, définitions, …
  • Accéder à l’information par catégories : fonctions, processus, rôles, services, groupes, secteurs, …
  • Permettre au collaborateur de remettre en question de façon constructive les modes opératoires de l’entreprise.
  • Personnaliser le fonctionnement de l’entreprise en identifiant, pour chaque collaborateur, son périmètre de responsabilités.
  • Permettre de savoir qui fait quoi et selon quelles règles de contrôle interne dès le premier jour.

SANS Click-N-Share®

  • Prendre le risque que certains collaborateurs ne sachent pas nécessairement ce qu’on attend d’eux ou de leurs collègues.
  • Se passer d’outils de description de l’organisation rapides et efficaces.
  • Contrôler que chacun-e utilise bien la dernière version.
  • A la parution de chaque nouvelle version d’un document, il est nécessaire de traquer les anciennes versions en circulation.
  • Perdre un temps précieux dans la recherche de l’information souhaitée.
  • Perdre le bénéfice des moteurs de recherche.
  • Laisser libre cours à chacun pour agir selon l’intuition au détriment des procédures en place.
  • Le collaborateur reste anonyme.
  • Prendre le risque de ne pas observer les bonnes règles dès le premier jour de la prise de fonction.

Click-N-Check® - Répondez aux exigences
Objectifs S’assurer que les systèmes de management respectent bien les règles, lois, normes de management.
Cible Responsable des systèmes de management.
Fonctionnalités Enregistrement et suivi des rapports d’audit.
Click-N-Check® est un module destiné à la gestion des vérifications des sociétés. Il fournit au gestionnaire de qualité avec un ensemble d’outils permettant la planification, la réalisation et le suivi des audits.
AVANTAGES avec Click-N-Check®

  • S’assurer que les systèmes de management respectent bien les règles, lois, normes de management.
  • Programmer ou planifier les audits en 3 clicks.
  • Prendre appui sur le niveau de risque, le niveau de priorité des suggestions ou des indicateurs pour cibler les audits.
  • Identifier et informer instantanément les parties prenantes des audits.
  • Suivre l’évolution du taux de conformité du système de management aux normes auxquelles l’entreprise à souscrit.
  • Visualiser en un clic le taux de couverture des exigences des normes et des lois par les systèmes de management implantés.
  • Gérer plusieurs référentiels d’audit à travers une interface intégrée.
  • Construire des plans d’amélioration fondés sur des observations factuelles des défaillances ou des risques répertoriées lors des audits.
  • Faciliter la préparation de la revue de direction.

SANS Click-N-Check®

  • Risque que le système de management ne couvre pas certaines exigences applicables à l’entreprise (légales ou volontaires).
  • Perdre un temps considérable pour dans l’identification des objectifs, des critères et des preuves possibles des audits à réaliser.
  • Risque de ne pas programmer les audits dans les secteurs où les risques sont les plus élevés.
  • Risque de ne pas programmer les audits dans les secteurs où les risques sont les plus élevés.
  • Ne pas disposer de référence dans la mesure du niveau de fonctionnement de l’entreprise.
  • Ne pas prendre conscience rapidement des priorités d’amélioration.
  • Passage fastidieux d’un référentiel d’audit à un autre.
  • Plans d’amélioration découplés des systèmes de management.
  • Assurer une préparation manuelle des rapports d’audit en vue de la revue de direction.

Click-N-Act® - Managez la performance et l'amélioration continue
Objectifs Trier, hiérarchiser les potentiels d’amélioration. Construire des plans d’action et mesurer l’amélioration continue.
Cible Responsable des systèmes de management.
Fonctionnalités Enregistrement et suivi des non conformités et des actions correctives + amélioration.
Click-N-Act® est un module de gestion de l’amélioration continue, destiné à faciliter la prise de décision concernant le fonctionnement interne et externe de l’organisme (entreprise ou administration). Il s’appuie sur les informations fournies par les 3 outils de base de l’amélioration continue : les rapports d’audit fournis par Click-N-Check®, les indicateurs, et les suggestions d’améliorations ou les non-conformités décelées dans les processus. Sa structure en base de données permet au comité qualité ou à l’équipe de direction de prendre connaissance des niveaux de performance par secteur d’entreprise, par processus, par référentiel de management dans le but d’améliorer le fonctionnement de l’entreprise. Click-N-Act® permet de :

  • Trier les informations relatives aux systèmes de management
  • Gérer les rapports d’audit, les indicateurs, les non-conformités
  • Publier un rapport qualité ou un rapport de revue de direction
  • Planifier les améliorations
  • Actualiser le système documentaire
  • Programmer des audits

AVANTAGES avec Click-N-Act®

  • Trier, hiérarchiser les potentiels d’amélioration. Construire des plans d’action et mesurer l’amélioration continue.
  • Gérer simplement, rapidement et efficacement les comités qualité et les revues de direction.
  • Accéder de façon sélective aux différents éléments du système d’organisation.
  • Disposer d’une vue d’ensemble du niveau de fonctionnement de l’entreprise.
  • Identifier les potentiels d’amélioration.
  • Trier et hiérarchiser les priorités d’amélioration.
  • Construire des plans d’amélioration et mettre à jour automatiquement les tâches/rôles.
  • Disposer d’une métrique coût-bénéfice du système QEHS.
  • Évaluer le retour sur investissement des actions décidées en comité qualité ou en revue de direction.

SANS Click-N-Act®

  • Ne pas être en mesure de trier les améliorations stratégiques des améliorations ordinaires.
  • Perdre du temps dans le recensement des potentiels d’amélioration.
  • Ne pas pouvoir trier les améliorations par filtre (qualité vs environnement vs santé-sécurité vs niveau de priorité vs fonction vs secteur d’entreprise).
  • Se perdre dans les détails.
  • Ne pas identifier les bonnes priorités.
  • Ne pas être en mesure de hiérarchiser les actions d’amélioration.
  • Construire des plans d’actions découplés du système de management.
  • Ne pas disposer de l’outil adéquat pour prendre conscience du coût des défaillances et du coût vs gain des actions préventives et correctives.
  • Ne pas savoir le bilan d’exploitation d’un système de management.

Click-N-Secure® - Managez les risques d'entreprise
Objectifs Surveiller en continu les risques.
Cible Responsable des Systèmes de Management, CEO, Responsable des risques, Direction.
Fonctionnalités Mise à jour en temps réel des risques (identification, quantification).
Click-N-Secure® est un module complémentaire de Click-N-Manage® qui permet de surveiller et contrôler les risques qui peuvent affecter positivement ou négativement les activités de la société. En tant que tel, le processus pour construire un tel plan de contrôle des risques consiste en 6 étapes principales :

  1. Définir le périmètre de l’analyse.
  2. Identifier les risques.
  3. Analyser chacun des risques énumérés.
  4. Quantifier tous les risques par rapport à un ensemble précis de critères (probabilité, gravité, niveau de contrôle, détectabilité).
  5. Cartographier des risques.
  6. Définir un plan de contrôle des risques.

Il y a trois options différentes pour construire le plan de contrôle des risques :

  1. Partir de zéro et construire le modèle de risque spécifique.
  2. Choisir un modèle de risque adapté au modèle d’entreprise.
  3. Comparer les deux approches.

Ce module peut être utilisé indépendamment des autres modules de Click-N-Manage® mais il est recommandé, pour faciliter la gestion, de l’utilisation combinée avec les autres modules.

AVANTAGES avec Click-N-Secure®

  • Cartographier les risques, de toute nature, auxquels l’entreprise est exposée.
  • Recenser, analyser, évaluer et décider des options de traitement des risques identifiés.
  • Rapprocher et mettre sous contrôle des procédures des systèmes de management implantés chacun des risques identifiés.
  • Décider des options de transfert ou de maîtrise opérationnelle des risques identifiés.
  • Filtrer les catégories de risque selon les spécificités de l’entreprise.
  • Relier ces risques aux indicateurs, qualifications, tâches ou équipements répertoriés dans le système d’organisation.
  • Construire des plans d’actions de l’exposition au risques en fonction des moyens dont dispose l’entreprise.
  • Actualiser en 3 clics la carte des risques.

SANS Click-N-Secure®

  • Cartographie fastidieuse et difficile à gérer en pratique.
  • Découpler la gestion du système de management de la gestion du risque.
  • Imaginer des plans d’actions qui ne réutilisent pas les éléments du système de management existant (risque de dédoublement des tâches).
  • Ne pas être en mesure d’évaluer les meilleures options de traitement par manque de vision d’ensemble.
  • Outil non conforme aux standards de l’entreprise.
  • Gestion des risques non corrélés par rapport au système de management.
  • Ne pas bien évaluer la faisabilité des projets de maîtrise des risques.
  • Mise à jour longue et fastidieuse du système de gestion du risque.

Click-N-Train® - Managez les besoins des collaborateurs
Objectifs Maîtriser en tout temps la compétence des collaborateurs dont l’activité est susceptible d’avoir un impact sur la qualité des produits ou des services.
Cible Responsable des Ressources Humaines.
Fonctionnalités Rappel en temps réel des formations nécessaires des collaborateurs.
Click-N-Train® est un module complémentaire de Click-N-Doc® destiné à la formation des collaborateurs. Il permet au Responsable Qualité, Responsable RH ou à la Direction de contrôler la formation d’un collaborateur :

  • Gestion des compétences.
  • Planification des formations.
  • Aptitudes liées aux rôles et aux collaborateurs.
  • Synthèses tableaux de bord.

Click-N-Train® permet de vérifier si les collaborateur exécutent une tâche sans formation.

  • Gestion des liens dynamiques entre les enregistrements.
  • Édition de rapports automatiques.

Il a été conçu pour rationaliser la planification des formations.

AVANTAGES avec Click-N-Train®

  • Maîtriser en tout temps la compétence des collaborateurs dont l’activité est susceptible d’avoir un impact sur la qualité des produits ou des services.
  • Évaluer le bon transfert des acquis de connaissance en fin de formation théorique et après une période d’observation suffisante sur le poste de travail par le superviseur.
  • Actualiser les qualifications qui exigent une mise à jour à intervalles réguliers.
  • Maîtriser les enregistrements (ex: certificats de compétences) liés à la formation de chacun des collaborateurs.
  • Gérer les compétences métier et les compétences personnelles sur une plate-forme intégrée.
  • Rapprocher le niveau de qualification requis des rôles et responsabilités constituant le système de management.
  • S’assurer du niveau de compétence requis pour intervenir sur tel ou tel équipement.
  • Fournir à l’entreprise un outil d’aide à l’évaluation des collaborateurs.
  • Motiver les collaborateurs en visualisant clairement les niveaux de compétence et les plans de carrière associés.

SANS Click-N-Train®

  • Suivi manuel et non systématique des profils des collaborateurs.
  • Ne pas avoir de vue d’ensemble du processus de formation au sein de l’entreprise.
  • Ne pas se souvenir où sont conservés les certificats de compétence.
  • Mise à jour manuelle des formations -> des risques d’erreurs et perte de temps.
  • Découpler la gestion des formations/qualifications/compétences du système de management.
  • Éviter de laisser intervenir des personnes non habilitées sur les postes de travail qui requièrent des qualifications bien précises.
  • Ne pas bien évaluer la faisabilité des projets de maîtrise des risques.
  • Gestion fastidieuse des entretiens de progrès.
  • Manque de transparence concernant les progressions de carrière.

Click-N-Maintain® - Managez la maintenance des équipements
Objectifs Assurer la disponibilité des équipements en tout temps.
Cible Responsable Facility, Responsable Qualité, Direction.
Fonctionnalités Rappel en temps réel de la maintenance des équipements.
Click-N-Maintain® est un module complémentaire de Click-N-Doc® destiné à la gestion des équipements. Il permet de contrôler les équipements :

  • Gestion des équipements.
  • Planification de la maintenance.
  • Equipements liés aux rôles et aux collaborateurs.
  • Synthèses tableaux de bord.

Click-N-Maintain® permet de vérifier si les équipements utilisés sont sans risques.

  • Gestion des liens dynamiques entre les enregistrements.
  • Édition de rapports automatiques.

Il a été conçu pour assurer la maintenance des équipements.

AVANTAGES avec Click-N-Maintain®

  • Disposer en temps réel d’une vue d’ensemble de l’état des équipements de production.
  • Planifier la maintenance au moment le plus opportun.
  • Assurer le suivi des incidents, pannes, opération de maintenance.
  • Réduire le risque d’imprévu.
  • Optimiser le fonctionnement du parc machine.
  • Connaître instantanément les procédures d’urgence pour mettre hors service la machine.
  • Solliciter les personnes compétentes pour intervenir en urgence sur les équipements les plus sensibles.
  • Éditer des rapport automatiques ou statistiques d’utilisation des machines.

SANS Click-N-Maintain®

  • Connaître le parc machine par les classeurs -> lent et inefficace.
  • Approche réactive vs approche proactive de la gestion des équipements.
  • Ne pas disposer de registre des pannes -> méconnaissance du cycle de vie des machines.
  • Approche réactive vs proactive.
  • Ne pas savoir comment optimiser le rendements du parc machine.
  • Ne pas savoir quoi faire / où trouver l’information en cas d’arrêt d’urgence.
  • Ne pas savoir qui informer en cas de problème.
  • Pas de statistiques.

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